RPAの導入は正しいか【導入するべきかどうかの見極め】

こんにちは、佐藤です。

現役RPAエンジニアとして働いています。
主に利用しているRPAはBizRobo!です。

さて、今回は読者の方が所属している企業に、RPAを導入するべきか否かについてのお話となります。

RPAの概念を説明した前回の記事を読んでおくとより理解度が深まると思います。

また、RPA導入の判断材料としては所属企業の仕組みです。決して業種・業態によってRPA導入の有無が分かれることはありません。

『うちは特殊だから』というマインドを捨てた上で当記事を読んでいくことをお勧めします。

早速ですが、以下の項目に1つでも該当する企業はRPAの導入を前向きに考えるべきです。

  • データベースを活用した営業活動を行っている
  • 転記業務が多い【Webからexcelまたはexcelからシステムへの転記】
  • 導入したい理由が明確であること【本気で業務を改善したい】

何故かというと、上記に該当している企業は、RPAを用いた業務自動化の効果を最大限に上げる可能性を秘めているからです。

業務自動化の効果が目に見えて上がれば必然、現場と経営者の熱が上がり、更に業務の自動化を推進していくことになります。つまり、RPAの導入は成功するということです。

では、1つずつ解説していきます。

データベースを活用した営業活動を行っている。

データベースの画像

当たり前ですが、データベースは規則正しく情報が格納されています。

そしてデータベースに対して目的の情報をインプットまたはアウトプットする場合は、規則正しい手順でデータベースにアクセスする必要があります。
※データベースを立ち上げる→『メニュー画面』を開く→『顧客情報』ボタンを押す→顧客IDを入力する→目的の情報にたどり着く、など。

前回の記事でお伝えした通り、RPAはソフトウェアであり、1から10までの作業工程を正確に落とし込めば、何度実行しても同じ結果を出します。

つまり、業務担当者がデータベースを利用した繰り返し業務を日常的に行っているのであれば、その業務はそのままロボット化(自動化)することが出来るということです。

日常行っているその業務は1日何時間の作業ですか?

1時間であれば月20時間以上、2時間であればその倍。その作業を複数人で行っていれば、更に多くの時間の業務量をRPAが自動で行ってくれます。

具体的な例を挙げます。突然ですが読者の方は、宿泊施設で働いているとします。

旅館で出迎える画像

その施設では、今までに宿泊してくれたお客様の情報をデータベースに保存しており、毎月末にデータベースを利用して宿泊者に対してキャンペーンメールを配信しています。
※家族で宿泊してくれたお客様には家族割キャンペーンを、夫婦で宿泊してくれたお客様には夫婦割キャンペーンをメール配信するなど。

読者の方はこの業務を毎月行っており、作業を終えるのに丸1日かかるとします。

この作業はいわゆるPCを利用した単純作業ですので、RPAでロボット化してしまいしょう。

この業務をロボットに任せてしまえば読者の方は丸1日の間空き時間を捻出することが出来、その時間を別の業務に割り当てることが出来ます。

では例えば空いた時間を利用して、読者の方はデータベースを分析したとします。

その結果、恋人と一緒に来た宿泊者は夕飯時にアルコールをよく頼む傾向があることが分かります。

であれば、恋人と来た宿泊者に対し、『恋人キャンペーン! 恋人と一緒に宿泊をしていただければアルコール1杯目無料!』というキャンペーンメールを送るのはどうでしょうか。

業務量が削減でき、更に売上を伸ばす行動をとることも出来ます(その施策が成功するかどうかは不明ですが)。

このように、データベースを起点として情報発信・分析などを行っている企業であれば、RPAが活用出来る場面が多い傾向にあります。

こういった企業はRPAの導入を前向きに検討した方がいいでしょう。

転記業務が多い【Webからexcelまたはexcelからシステムへの転記】

一般的な企業活動において、下記に該当する企業は多いのではないでしょうか。

  • 営業活動の一次集計はexcelで行い、集計が完了したらシステムに転記
  • 競合店の価格調査をまずはexcelで行い、形を整えた後にシステムに転記
  • 様々なホームページで情報を収集し、有益な情報をexcelに転記。形を整えた後にシステムに転記

昨今ではデータ集約をexcelのみで行うといったことは、セキュリティやバックアップ・企業財産の観点から殆どないでしょう(個人事業主や会社規模が数名の場合はその限りではないでしょうが)。

excelからシステム、またはシステムからexcelといったように、複数のアプリケーションやシステムをまたいで業務を行うのは珍しくありません。

この業務を1から10まで全てRPAで自動化するというのは難しいと思いますが、例えば、

  1. 集計・情報収集は人が行い
  2. excelの形を整えた後
  3. システムへの転記はロボットが行う

この流れで業務を実施すれば、人のみで行うより何割かは業務量が削減出来るでしょう。

こういった業務が多い企業については、『何割かの業務量削減』を積み重ねていけばロボットによる業務量削減は膨大になっていくでしょう。

つまり、RPAの導入は正になります。

導入したい理由が明確であること【本気で業務を改善したい】

精神論のような話になりますが、実はこれがRPAを導入した後に効果を出すか出さないかの分かれ道になります。

単純な話、業務を改善したいという思いが明確にあるのであればRPAを導入した方がいいです。そしておそらく大きな効果を出すでしょう。

ぶっちゃけてしまうと、どんな業務がRPA化出来るのか出来ないのか、それは実際にやってみないと分かりません。裏を返せば、やってみればいいのです。

本気で業務改善を望む企業であれば、どんな業務を自動化したいのか積極的に候補が挙がる筈です。そしてそれを片っ端からロボット化していくだけの行動力があります。

力技ではありますが、それが案外大きな効果をあげたりします。

私が実際にあった例をお伝えします。

取引先にRPAを導入した際、私がその企業のためにデモとして業務自動化ロボットを1体作成し、プレゼントしました。

その後しばらくしてその取引先に、RPAによる業務自動化の進捗を確認しに伺った時、どの業務を自動化するのかを選定するところで止まっており、稼働しているロボットは私が送ったロボットのみでした。

そこで急遽その取引先の実務担当者に2時間程度張り付かせていただき、どんな業務をしているのか確認とヒアリングをさせてもらいました。

仕事中に張り付く図

結論から言うと30分程度でロボットを作成し、毎週20分程度かかっていた業務を1分で仕上がるようにしました。

今までに何故この業務を自動化しなかったのか疑問でしたが、その実務担当者が言うには、もっとボリュームがある業務じゃないと効果が出ないと思っていたので、この業務を自動化するという考えがなかったとのことでした。

それからその取引先はロボットの数を増やしていき、それに比例するように自動化したい具体的な業務が増えていきました。本腰を入れたということですね。

少し厳しい言い方をすると、RPAは導入が目的ではありません。

導入しただけでは何一つ効果を生み出しません。導入してもおそらく失敗するでしょう。それなら導入しない方がいいです。

反対に、『自動化したい業務がこれだけある。だからRPAを利用したい』という思いと業務の候補が多くあるのであれば、RPAを導入した方がいいです。

まとめ

何となくでいいのですが、イメージは出来ましたか?

結論、RPA導入前に自社の業務プロセスの棚卸しを行い、自動化希望業務をピックアップすればRPAの導入の正誤は見えてくるでしょう。

後は本気で取り組むこと、これに尽きます。

最後に、これからもRPAについては様々な記事をアップしていく予定です。

この記事についてあまり理解出来なかったとしても、別の記事を読むまたは繰り返し読んでいただければ確実にPRAについての理解度は深まります。

分からないからといって、RPAについてネガティブになったり焦らないでください。少しずつ、一緒に進んでいきましょう。

以上となります。読んでいただいてありがとうございました。

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