営業事務で活用するRPAの事例集まとめ【攻めのRPA活用法】

こんにちは、佐藤です。
今回は営業事務職で効果が出るRPAの活用法について、実例をもとに記事にしたいと思います。

今まで私が作ったロボットは100体を超えますが、ロボット1体あたりの効果が大きいのは、この営業事務の分野となります。

それというのも、多くの方がバックオフィス職にRPAを取り入れようと検討されがちですが、業務上、RPAはバックオフィス職の大幅な業務ソリューションツールになり難いからです。

理由としては、バックオフィスの業務には会計ソフト(freeeや弥生会計、奉行シリーズ)や勤怠管理システム(King of Timeなど)の確認や打ち込みがほぼ毎日あり、その業務を自動化させようとしているからです。

結論、これらのソフトやシステムはcsvによるデータインポート・エクスポート機能を備えているのが殆どであり、転記や確認にRPAの力を使うまでもないというのが現状です。

従業員が数千人規模の企業ならデータを整える意味でRPAは十二分に活用出来ますが、中小企業においては、それだけのためにRPAを導入するのは現実的ではありません。

RPAは、経営層が自社のDX(デジタルトランスフォーメーション)化を進めるために導入するためのものではありません。

そもそも、ITに強い方であればVBA・マクロを使って既に効率化している可能性もあり、RPAの導入が効率化を生み出すどころか、余計な手順を増やすというケースもあり得ます。

この、言わばディフェンスの部分でRPAの活用を考えるのではなく、営業活動をサポートする攻めのRPA活用が、特に中小企業ではRPAの効果を出しやすい分野になります。

その理由と事例について、以下がアジェンダになります。

  • 営業活動用の企業リストの作成
  • 営業活動前リストの追加情報
  • 代理店活動における実績報告

それでは早速始めていきましょう。

営業活動用の企業リストの作成

もし営業活動をする上で業者から企業リストを購入しているのであれば、RPAの活用がコストカットに直結します。

企業情報や不動産情報などはWeb上で無料公開されているケースが多く、いくつかの情報サイトから情報を抽出して加工を加えれば、営業リストが完成します。

具体的な利用方法としては以下の通りです。

企業リストのデータベース公開サイトから抽出する

具体的な抽出項目としては、企業名・業種・住所・電話番号・企業URL・売上高・資本金・設立年月日・従業員数などです。

これらを一般公開しているWebページからRPAで自動的に抽出をすれば、万単位の企業リストを無料で作成することが出来ます。

B2B商材における直訪、テレアポ、情報収集などを行う時に有効です。

不動産・住宅情報サイトから物件情報を抽出する

マンションの空き部屋や賃貸オフィスの引越し情報を必要とする場合は、RPAで情報を収集することが出来ます。

設備関係の企業がこれらの業務を人力で行っている場合は有効です。

人間であれば2つか3つの引越し情報サイトからしか情報を抽出できなかったところ、RPAではその倍以上の情報サイトから1時間以内で情報を抽出することが出来るようになりました。

テナント情報を抽出する

建物の何階にどんな企業がオフィスとして構えているのか。
住所と建物名さえ分かれば、RPAでテナント情報を抽出することは容易です。

これも設備関係の企業になりますが、毎週の作業として数百程度の建物からテナント情報を調べるのは時間がかかるのに加え、営業事務のモチベーションを下げる原因となっていました。

これを解消することにより、定例業務の削減に加えて従業員の生産性を高める仕事にシフトすることが出来たことが、何よりも喜ばれました。

Web上には規則的に情報を掲載しているサイトが多い

多くの情報が掲載されていて多くの人に見られているWebサイトは、閲覧者に分かりやすくWebページを作成している場合が殆どです。

そのためイレギュラーが少なく、RPAで情報を抽出し易い作りになっています。
人間が情報を抽出するには膨大で面倒くさい作業ですが、RPAであれば手順通りに一定のスピードで作業を行っていきますので、これらの作業にRPAを利用するのは非常に効果的です。

営業活動前リストの追加情報

営業活動を行う上で、営業は企業のデータベースまたは営業事務が作成したリストを使用するかと思います。

そのリストが営業にとってこれ以上追加する必要が無いほどの情報が詰まっていれば文句無しですが、多くの場合はそうではないでしょう。
実際に営業活動を行う上で、営業が個人的に追加している情報もある筈です。

以下ではそれらに触れていきます。

建物にどのインターネット会社が導入されているのかを抽出する

フレッツ光やauひかり、ソフトバンク光、その他インターネット会社は、どの建物に自社のインターネットを供給しているのかをWebに掲載しています。

通信販売をされている方は営業活動前に、次に訪問する建物に他社のインターネットが導入されているのかを予め知りたいと思うでしょう。

RPAを使い、建物にどういったインターネット回線が引かれているのかを調べるのは簡単です。

それだけで営業の成約率が数%変わったという企業もあります。

最寄りの駅情報を追加する

1日に1つでも多くの企業に足を運ぶ必要がある場合は、訪問予定リストの住所に対して、RPAで最寄りの駅情報を追加することは効果的と言えます。

地図検索で住所を入力すると最寄りの駅と距離が自動的に算出されるWebサイトがありますので、非常に簡単にロボットの作成が行えます。

代理店活動における実績報告

自社商品ではない商品を販売する時(代理店契約を結んだ商材を販売する時)、販売元のルールに則った方法で販売・報告をしなければなりません。

こういった代理店は多くの場合、時間のかかるオペレーションを求められます。
理由としては、販売した時のお客様情報を特定のフロー通りにファイルの送信またはブラウザから登録をするという作業が発生するからです。

以下では、実例をもとにRPAが効果を発揮した例をお伝えします。

指定のブラウザへ顧客情報を転記する

例えば、ある新電力の代理店などはこれに該当します。

既存電力会社から新電力会社へ乗り換え販売を行った時に、代理店は顧客情報をブラウザからエントリーしなければなりません。
その際、契約書や電話にて吸い上げた顧客情報をexcelに打ち込み、所定の位置のフォルダに格納します。

あとは格納されているファイルを1件ずつRPAで手順通りにエントリーしていけば、わざわざ人間がやらなくてもいい作業が無くなります。

デイリーの獲得実績報告の自動メール送信

二次代理店の義務として、販売元に本日の獲得実績を報告しなければならない企業がありました。

自社のCRM(顧客管理システム)から、わざわざ販売元が指定するフォーマット通りに加工して販売元にメールを送信するという、恐ろしく非効率的な業務を毎日行っていたので、RPAを活用する流れとなりました。

本日の営業活動が終了してCRMに打ち込みが終了した段階でRPAロボットを起動させれば、自動的に本日の実績をexcelに転記・加工を行い、所定のフォルダに保存。
なおかつ、そのexcelは販売元に決められた文言と一緒に添付されてメールが送られる、というRPAロボットになります。

これにより、営業事務ではなくても販売元への数字の報告が可能となったため、営業事務の業務と残業時間が削減されました。

最後に

これらの実例はあくまでも、営業事務がRPAを活用して効果が大きく出たものの一部です。

しかし私が携わってきた中での傾向としては、代理店の業務の多くの部分でRPAが活用できることが分かりました。
理由としては、どうしても販売元のやり方を遵守する必要があり、遵守するにはアナログな作業が必要となるからです。

冒頭で述べた通り、RPAはバックオフィスで活用するものとして認識される方が多くいます。

しかし、RPA(Robotic Process Automation)は、人間が行うパソコン業務を代行するためのソフトウェアです。

プロセスとはつまり『パソコンを利用した業務の過程』であり、業種や業態、部署に関係なく活用することが出来るツールとなります。

是非一度、部署を横断して担当者の定例業務やしたいことをヒアリングしてみてください。

思ってもみない部署から、思ってもみない声が上がるかもしれません。

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です